Hjälp

← Alla hjälpartiklar

Registrera och betala en leverantörsfaktura

Från mottagen faktura till bokfört inköp och betalning med faktureringsmetoden eller kontantmetoden.

Registrera leverantörsfakturan i Kredovis, kontrollera underlaget och bokför inköpet och betalningen. Registrering, betalning i banken och bokföring är skilda steg.

Innan du börjar

Du behöver fakturan som underlag, ett öppet räkenskapsår, vald bokföringsmetod och behörighet att skriva. Kontrollera vilket betalkonto pengarna ska dras från. Flödet gäller fakturor i kronor, inte kreditnotor eller fakturor i annan valuta. Är du osäker på metoden, läs Faktureringsmetoden eller kontantmetoden.

Registrera och granska

1. Välj Registrera faktura i Leverantörsfakturor. Du kan också ladda upp underlaget och ange att det är en leverantörsfaktura. Välj en leverantör eller lägg till en ny.
2. Kontrollera fakturauppgifterna. Fyll i fakturadatum, förfallodatum, belopp och fakturanummer om det finns. Kontrollera även uppgifter som appen läst från underlaget. Ange OCR-nummer eller meddelande och kontrollera betalningsmottagaren mot fakturan innan du sparar.
3. Granska verifikationsutkastet. Lägg till underlaget om det saknas och välj en inköpsmall som passar köpet. Kontrollera kostnad, moms och motpart. Registreringen har ännu inte bokfört något. Se Välj en bokföringsmall.

Bokför med företagets metod

• Faktureringsmetoden: kontrollera verifikationsdatum och bokför inköpet. På en registrerad faktura använder inköpsmallen leverantörsskulder på 2440. När banken har betalat, välj Registrera betalning på fakturan. Kontrollera betalningsdatum, belopp och betalkonto i betalningsutkastet och bokför det.
• Kontantmetoden: låt fakturan vänta som utkast tills den har betalats. Välj då Registrera betalning, ange betalningsdatum och använd en mall för inköp som betalats från banken. Bokför utkastet: samma verifikation innehåller kostnaden, momsen och betalningen.
• Obetald vid årsskiftet med kontantmetoden: bokför samma utkast med en mall för inköp på kredit, daterat sista dagen i räkenskapsåret. När fakturan betalas bokför du betalningen som en egen verifikation mot 2440. För delbetalningar används också inköp på kredit först; läs begränsningen i Faktureringsmetoden eller kontantmetoden.

Betala i banken och följ upp

Leverantörsfakturor visar obetalda fakturor först, även registrerade utkast och förfallna fakturor, med tidigaste förfallodatum överst. Välj Obetalda, Förfallna, Betalda eller Alla för att ändra urvalet. Antalen gäller valt räkenskapsår och vald leverantör. Överbetalda fakturor finns under Alla, där du också kan välja att visa rättade fakturor. Avstämningen mot konto 2440 gäller alla leverantörer tillsammans och alla statusar för valt år.

Betala i internetbanken. Ägaren kan också skapa en betalningsfil för SEB från Leverantörsfakturor, ladda upp filen i banken och signera där. Kontrollera mottagare och datum i banken. En nedladdad fil varken betalar eller bokför något, och Kredovis får ingen bekräftelse från banken. Bokför betalningen först när pengarna har lämnat kontot. Kontrollera därefter att fakturan visar Betald och att beloppet stämmer med banken.

Fortsätt senare eller lös ett hinder

• Öppna fakturan i Leverantörsfakturor för valt räkenskapsår och fortsätt i dess utkast. Om en betalningsverifikation redan är påbörjad, fortsätt i den i stället för att skapa en ny.
• En dubblettvarning kan betyda att fakturan redan finns. Öppna länken i varningen och kontrollera innan du bekräftar en ny registrering. Ett ogiltigt OCR-nummer behöver kontrolleras mot underlaget; använd meddelande om fakturan saknar giltigt OCR-nummer.
• Har du redan bokfört betalningen separat kan Registrera betalning föreslå den. Koppla den bara om den hör till fakturan, så bokför du inte betalningen två gånger. En delbetalning lämnar ett belopp kvar att betala.
• Är fakturan markerad Exporterad, kontrollera vad som hände med den tidigare filen i banken innan du tar med den igen. En ny fil kan betala samma faktura en gång till. Om ett konto har ändrats, bekräfta det med leverantören via en kontaktväg du redan känner.
• Bokförda uppgifter kan inte ändras. Använd Rätta en bokförd verifikation vid fel. Om året är stängt, kontrollera datumet och be ägaren bedöma om året ska öppnas igen.

Källa

Bokföringslagen 5 kap. 2 § (öppnas i en ny flik) anger när affärshändelser ska bokföras, inklusive obetalda fordringar och skulder vid årets slut med kontantmetoden.